在现代企业的人力资源管理中，员工自我评估（Self-Assessment）是绩效考核流程中的关键一环。打印员工自我评分表通常用于存档、会议讨论或作为年终总结的附件。然而，由于系统差异（如SAP、Oracle、钉钉、企业微信或定制的Web系统），打印的具体步骤会有所不同。本文将从通用的Web系统打印、Excel导出打印以及常见打印问题的解决方案三个维度，详细讲解如何完美打印员工自我评分表。

一、 通用Web系统（B/S架构）打印步骤

大多数企业使用的绩效管理系统（如SAP SuccessFactors、Workday或内部OA系统）都是基于浏览器的。这是最常见的打印场景。

1. 标准打印流程

核心步骤： 生成报表 -> 调用浏览器打印功能 -> 设置打印参数 -> 输出。

详细操作：

  1. 进入评分页面：登录系统，导航至“绩效考核” -> “我的考核” -> “自我评估”。
  2. 查看/预览评分表：点击当前周期的考核表，确保所有评分和评语已正确显示在页面上。
  3. 调用打印功能：
    • 方法A（系统自带按钮）：许多系统在页面右上角或底部提供了一个显眼的“打印”或“导出PDF”按钮。点击后系统会生成一个专门用于打印的PDF文件。
    • 方法B（浏览器打印）：如果系统没有提供专用按钮，使用浏览器的打印功能。
      • Windows快捷键：Ctrl + P
      • Mac快捷键：Command + P
      • 菜单路径：点击浏览器右上角的“三点”图标（Chrome/Edge）或“文件”菜单 -> 选择“打印”。

2. 打印预览与设置（关键步骤）

在点击“打印”或“保存为PDF”之前，必须检查以下设置，否则打印出来的格式可能混乱。

  • 布局（Layout）：通常选择“纵向（Portrait）”，但如果表格列数很多（横向排版更紧凑），则选择“横向（Landscape）”。
  • 纸张大小：默认为A4，除非公司有特殊要求。
  • 缩放（Scale）：这是最容易出错的地方。如果表格内容太宽被截断，将缩放调整为“适合宽度（Fit to width）”或手动缩小至90%。
  • 页眉页脚：在“更多设置”中，建议取消勾选“页眉和页脚”，以免系统自动打印出多余的URL和日期，遮挡内容。

二、 Excel/WPS 导出打印步骤

很多系统允许将评分表导出为Excel或CSV格式，这种方式适合需要后期调整格式或批量打印的场景。

1. 数据导出

  1. 在系统中找到“导出”或“下载”按钮。
  2. 选择格式为 Excel (.xlsx) 或 CSV。
  3. 下载并打开文件。

2. Excel 打印区域设置与优化

直接打印Excel往往会导致分页混乱，必须进行排版优化。

详细操作：

  1. 调整列宽与行高：选中所有列，双击列边框自动调整宽度，或手动拖动使内容完整显示。
  2. 设置打印区域：
    • 选中你需要打印的具体区域（例如 A1:G50）。
    • 点击菜单栏 “页面布局” (Page Layout) -> “打印区域” (Print Area) -> “设置打印区域” (Set Print Area)。
  3. 设置标题行重复：
    • 如果评分表很长，需要每页都显示表头。
    • 点击 “页面布局” -> “打印标题” -> 在 “顶端标题行” 中输入 $1:$2（假设第一二行为表头）。
  4. 居中显示：
    • 点击 “页面布局” -> “页边距” -> “自定义页边距” -> 在“页边距”选项卡中勾选 “水平” 和 “垂直” 居中。

3. VBA 代码批量打印（进阶技巧）

如果你需要频繁打印多个员工的评分表，可以使用简单的VBA宏来自动化这个过程。

Sub BatchPrintEmployeeScores()
    ' 定义变量
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    
    ' 设置当前活动的工作表
    Set ws = ActiveSheet
    
    ' 假设数据从第2行开始，第1行是标题，A列是员工姓名
    ' 获取最后一行数据
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    ' 循环打印每一行的数据（这里演示如何打印每一行作为一页）
    ' 注意：实际操作中通常需要将数据填充到一个固定的打印模板区域
    
    For i = 2 To lastRow
        ' 选中当前行（或者你预设的打印模板区域）
        ws.Rows(i).Select
        
        ' 设置打印区域为当前选中区域
        ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "$A$" & i & ":$Z$" & i
        
        ' 调整页面设置（可选）
        With ActiveSheet.PageSetup
            .Orientation = xlPortrait ' 纵向
            .Zoom = False ' 缩放
            .FitToPagesWide = 1 ' 宽度缩为1页
            .FitToPagesTall = 1 ' 高度缩为1页
            .CenterHorizontally = True ' 水平居中
        End With
        
        ' 执行打印（取消注释下面这行才会真正打印）
        ' ActiveSheet.PrintOut
        
        ' 仅预览（推荐调试时使用）
        ActiveSheet.PrintPreview
    Next i
    
    ' 恢复默认打印区域
    ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = ""
End Sub

代码说明：

  • 此代码会遍历A列有数据的行。
  • 它将每一行数据设置为打印区域，并强制缩放到一页宽和一页高。
  • 注意：在运行实际打印命令前，建议先使用 PrintPreview 模式检查格式是否正确。

三、 常见问题与解决方案 (Troubleshooting)

在打印过程中，经常会遇到格式错乱、内容缺失等问题。以下是常见问题的解决方案：

1. 表格被截断（只打印了一半）

  • 原因：表格宽度超过了纸张边距，或者浏览器缩放设置不当。
  • 解决方案：
    • Web端：在打印预览中，将“缩放”调整为“适合”。
    • Excel端：查看分页预览（视图 -> 分页预览），看到蓝色虚线，拖动蓝色虚线调整分页位置，或者将列宽调小。
    • 强制换行：在单元格内按 Alt + Enter 手动换行，使内容适应列宽。

2. 打印出来是空白页或乱码

  • 原因：浏览器缓存问题，或者系统生成的PDF包含特殊的脚本。
  • 解决方案：
    • 清除浏览器缓存（Ctrl + Shift + Delete）后重试。
    • 如果是Web系统，优先点击系统自带的“导出PDF”按钮，而不是使用浏览器的打印功能。PDF格式比网页打印更稳定。
    • 检查是否安装了正确的打印机驱动。

3. 背景色和图片打印不出来

  • 原因：默认设置为了节省墨水，通常不打印背景色。
  • 解决方案：
    • Web端（Chrome）：在打印预览的“更多设置”中，勾选 “背景图形” (Background graphics)。
    • Word/Excel：文件 -> 选项 -> 显示 -> 打印选项 -> 勾选 “打印背景色和图像”。

4. 页眉页脚无法去除

  • 原因：浏览器或Office自动添加了默认信息。
  • 解决方案：
    • Web端：在打印预览的“更多设置”中，取消勾选“页眉和页脚”。
    • Office端：页面布局 -> 页边距 -> 自定义页边距 -> 页眉/页脚 -> 设置为“（无）”。

5. 打印预览与实际打印效果不一致

  • 原因：打印机驱动程序与文档排版存在兼容性差异。
  • 解决方案：
    • 尝试“打印为PDF”：选择“Microsoft Print to PDF”虚拟打印机，生成一个PDF文件。如果PDF显示正常，说明是打印机驱动问题，更新驱动即可；如果PDF也不正常，则是文档排版问题。
    • 尝试另一台打印机测试。

四、 总结

打印员工自我评分表虽然看似简单，但为了保证专业性和存档的规范性，建议遵循以下最佳实践：

  1. 首选PDF：如果系统支持，永远优先导出PDF再打印，这是格式保真度最高的方式。
  2. Excel需排版：使用Excel时，务必设置“打印区域”和“标题行重复”，并使用“分页预览”检查断页情况。
  3. 检查预览：永远不要直接点击打印，必须先在屏幕上预览，确认无截断、无多余空白页后再输出纸质版。

通过以上步骤和技巧，您可以轻松应对各种系统环境下的打印需求，输出一份格式完美、内容清晰的自我评分表。